Als organisaties fuseren of gaan samenwerken gaat dit vaak gepaard met technologische vernieuwingen. Zo’n traject is namelijk een natuurlijk moment om applicaties aan te besteden, kantoorautomatisering te vernieuwen en modernere hardware aan te schaffen. Adoptie van die nieuwe technologische hulpmiddelen door de medewerkers wordt daarmee een belangrijke factor voor het slagen van de fusie of samenwerking.
Centraal communicatie- en samenwerkingsplatform
Kenmerkend voor de meeste fusies en samenwerkingen is dat medewerkers meer dan voorheen vanaf verschillende locaties gaan samenwerken. Een centraal communicatie- en samenwerkingsplatform faciliteert ze daarbij. Zo’n platform is vaak gebaseerd op Office 365. We komen echter ook oplossingen tegen waar Office 365 een onderdeel is van een breder samenwerkingsplatform met bijvoorbeeld een zaaksysteem en een apart social intranet.
Office 365 en social intranet als vliegwiel
Office 365 of een social intranet zijn niet alleen noodzakelijk om een fusie of samenwerking praktisch werkend te maken. De introductie ervan kan het hele aanlooptraject een enorme ‘boost’ geven. Door snel een eerste versie van een social intranet uit te rollen, is er een communicatiekanaal over de (oude) organisaties heen. Hetzelfde geldt voor Office 365, waarmee het bijvoorbeeld mogelijk wordt om vanaf verschillende locaties in/aan projectdocumenten te werken. Met de gemeenschappelijke communicatie- en samenwerkingsmogelijkheden kunnen medewerkers van betrokken organisaties dus al in een vroeg stadium naar elkaar toe groeien.
Gebruikersadoptieprogramma onmisbaar
Voor zo’n boost is het wel nodig dat het overgrote deel van de medewerkers de nieuwe mogelijkheden van een social intranet of Office 365 daadwerkelijk voor hun werkzaamheden gaat gebruiken. Het doel is immers meer samenwerken en dat kan niet met de 20% meest digitale vaardige medewerkers alleen. Om alle medewerkers de samenwerkingsmogelijkheden van een social intranet of Office 365 te laten leren kennen en te leren gebruiken, is een gebruikersadoptieprogramma onmisbaar.
Ontwikkeling van digitale vaardigheden
De basis van een gebruikersadoptieprogramma bestaat uit de mogelijkheid voor medewerkers het niveau van hun eigen algemene digitale vaardigheden te toetsen en verder te ontwikkelen. Publieksprofessionals zitten dagelijks vele uren achter een pc, laptop, tablet of smartphone. Je mag dan ook verwachten dat ze veilig en effectief kunnen werken met kantoorautomatisering en organisatie-specifieke applicaties en platformen.
Informatievaardigheden en effectief samenwerken
Ook informatievaardigheden zijn van essentieel belang voor moderne publieksprofessionals. Hoe kun je snel informatie vinden? Hoe zorg je ervoor dat collega’s jouw informatie snel kunnen vinden? Hoe werk je veilig en ga je verantwoordelijk om met privacygevoelige gegevens? Binnen een gebruikersadoptieprogramma hoort voor dit soort vragen zeker aandacht te zijn. Net als voor vaardigheden waarmee medewerkers effectief leren samenwerken. Dat begint met het leren gebruiken van de nieuwe technische mogelijkheden daarvoor. Maar ook het maken van nieuwe (digitale) werkafspraken en het optimaliseren van processen hoort hierbij.
Gebruikersadoptieprogramma als stimulator
Het spreekt voor zich dat het maken van nieuwe werkafspraken door medewerkers van de verschillende fuserende of samenwerkende organisaties zelf moet gebeuren. Deze sessies zijn een prima gelegenheid elkaar en elkaars werkwijzen beter te leren kennen. Net als eventuele klassikale trainingen voor de verbetering van de digitale vaardigheden of workshops over digitale veiligheid. En zo is aandacht voor gebruikersadoptie niet alleen noodzakelijk, maar zelf ook weer een impuls voor geslaagde fusie- of samenwerkingstrajecten.
Volg ons