De overgang van Office 2010 naar Office 365 brengt voor de medewerkers van de provincie Utrecht de nodige veranderingen met zich mee. Peter van Oort, projectleider implementatie Office 365, legt uit in welke stappen de implementatie plaatsvindt en hoe medewerkers bij deze overgang worden geholpen.
De keuze voor Office 365
Voor de provincie Utrecht zijn er twee belangrijke redenen om naar Office 365 over te stappen. Peter: “De eerste reden is dat er steeds vaker vraag was naar programma’s waarmee de provinciemedewerkers gemakkelijker digitaal kunnen samenwerken. De tweede reden is dat Microsoft gaat stoppen met de ondersteuning van Office 2010. Na enig onderzoek van verschillende samenwerkingstools en mogelijkheden voor kantoorautomatisering hebben we uiteindelijk gekozen voor Office 365.”
Dezelfde programma’s
De implementatie van Office 365 gebeurt bij de provincie Utrecht in verschillende fasen, met daarbinnen ook weer verschillende stappen. Peter: “In eerste instantie zijn we ‘as is’ overgegaan. Dit betekent dat medewerkers een nieuwe variant hebben gekregen van de programma’s Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook. Verder gaat OneDrive de huidige persoonlijke netwerkschijf vervangen. Ook moet de mailbox worden gemigreerd naar de cloud, maar dat is een technische klus waar de gebruikers weinig van merken. Dit samen vormt fase 1 van de implementatie van Office 365.”
OneDrive is flink wennen
Eind augustus vond de overgang naar Office 365 plaats. OneDrive was daarbij de grootste overgang voor medewerkers. Peter: “Bij Word, Excel en de andere programma’s merken de medewerkers dat een button of icoontje op een andere plek zit. Dat is even wennen, maar daar komen ze uit zichzelf, na wat rondvragen of via een e-opleiding wel uit. OneDrive is een grotere verandering. In plaats van een p-schijf van zo’n 500 MB hebben medewerkers nu een extra map van 5 TB op hun pc. De documenten die ze daar opslaan, kunnen ze delen met andere mensen. Overigens alleen intern, voor extern delen van documenten gaan we in een later stadium SharePoint en Teams gebruiken. De eerste twee maanden konden medewerkers zowel de p-schijf als OneDrive gebruiken. Eind oktober hebben we de p-schijf op alleen-lezen gezet. En in november gaat de p-schijf er helemaal uit.”
Duidelijke communicatie
Medewerkers zijn in het hele traject van de overgang naar Office 365 intensief begeleid. Peter: “We zijn ruim van tevoren begonnen op allerlei manieren aan te kondigen dat Office 365 eraan zou komen. Hiervoor hebben we verschillende interne communicatiemiddelen ingezet, zoals nieuwsbrieven, banners, posters op de afdelingen, inspiratiesessies en flyers. Dit hebben we heel bewust gedaan, zodat niemand de overgang kan zijn ontgaan. Vervolgens hebben we de medewerkers de mogelijkheid geboden om Office 365 alvast op een door hen gewenst moment zelf te installeren. Tot eind augustus, toen hebben we Office 365 voor iedereen verplicht uitgerold.”
Intensieve begeleiding
Tijdens en na de overgang naar Office 365 heeft de provincie floorwalkers ingezet. Peter: “Dit waren mensen van een extern bedrijf die op de afdelingen hielpen met vragen over Office 365. Ze kregen de meeste vragen over OneDrive. Hoe kan ik bestanden delen? Hoe kan ik bestanden overzetten? Daar zijn instructies voor, maar mensen lezen nieuwsberichten op het intranet nu eenmaal minimaal. Voor een soepele overgang moet je daar rekening mee houden. Medewerkers face-to-face informeren of het meteen laten zien, werkt dan vaak veel beter.”
E-opleidingen voor Office 365
De e-opleidingen voor Office 365 van het Leerportaal zijn een andere belangrijke pijler in de begeleiding van medewerkers. Peter: “Onze medewerkers zijn allemaal kanjers op hun vakgebied, maar met computers is niet iedereen even handig. Dit betekent dat je iets aan opleidingen moet doen. Externe of interne cursussen werken in de praktijk niet goed. Bijvoorbeeld omdat mensen op het laatste moment afzeggen omdat ze het op dat moment te druk hebben. E-opleidingen zijn dan een goede oplossing. Daarmee kunnen medewerkers zelf bepalen waar en wanneer ze een cursus volgen.”
Geen verplichting
Net als over de komst van Office 365 is over de introductie van het Leerportaal uitvoerig gecommuniceerd. Peter: “We hebben de modules met e-opleidingen ruim twee maanden voor de overgang naar Office 365 al beschikbaar gesteld. In de nieuwsbrieven over Office 365 staat altijd een link naar het Leerportaal. Met de teamleiders hebben we afgesproken dat ze hun teamleden nog eens op het Leerportaal wijzen. Niemand is verplicht de e-opleidingen te volgen. Maar als ik straks een vraag krijg waarop iemand het antwoord aan de hand van een e-opleiding had kunnen weten, dan verwijs ik die persoon alsnog naar het Leerportaal. Ook dat hebben we duidelijk gecommuniceerd.”
AVG en eigen CMS
Voor de invoering van de AVG heeft de provincie Utrecht ook e-opleidingen uit het Leerportaal van mijnopleidingen.nl gebruikt. Peter: “Het is uiteraard handig als medewerkers cursussen, kennismetingen en handleidingen zoveel mogelijk op één plek kunnen vinden. In de toekomst willen we een workshop over ons CMS-systeem in het Leerportaal plaatsen. Stapsgewijs willen we ervoor zorgen dat er binnen het Leerportaal een compleet introductieprogramma beschikbaar wordt gesteld voor nieuwe medewerkers. Ook medewerkers die hun kennis van een applicatie willen vergroten, kunnen hier dan terecht.”
Skype for Business
Na fase 1 gaat de provincie Utrecht verder met fase 2 en 3 van de implementatie van Office 365: de introductie van Skype for Business, SharePoint en Teams. Peter: “Skype for Business gaat Lync vervangen. Momenteel wordt daar binnen de provincie nog te weinig gebruik van gemaakt. Daarom willen we bij de introductie van Skype for Business niet alleen uitleggen hoe het werkt, maar medewerkers ook gaan verleiden om Skype for Business daadwerkelijk te gaan gebruiken, omdat dit hun werk eenvoudiger maakt. Hiervoor bieden we naast de e-opleidingen ook inspiratiesessies aan.”
SharePoint en Teams
Tijdens de derde fase van de implementatie van Office 365 worden SharePoint en Teams uitgerold. Peter: “Deze programma’s vragen om duidelijke spelregels, omdat het bijvoorbeeld mogelijk wordt informatie met externen te delen. We willen voorkomen dat er een wildgroei aan ‘projectsites’ ontstaat. Daarom gaan we SharePoint en Teams pilot voor pilot uitrollen. We helpen telkens een project of afdeling bij de inrichting van een projectsite. Zodra een pilot helemaal is afgerond, gaan we naar de volgende pilot. Na zes, zeven pilots hebben we waarschijnlijk voldoende templates voor de verschillende typen ‘samenwerkingen’ waarmee we in onze organisatie te maken hebben. Andere teams kunnen dan op basis van deze templates aan de slag. Ook daarbij zorgen we weer voor een goede mix van persoonlijke begeleiding, inspiratiesessies en e-opleidingen.”
Volg ons op LinkedIn
Volg ons