De gemeente Deurne wil dat in 2020 alle medewerkers digitaal vaardig zijn. Daarom start in november het adoptieprogramma Deurne Digitaal. Job Coenen, adoptiemanager bij de gemeente Deurne, legt uit wat het programma inhoudt, waarom het belangrijk is en wat de rol van het Leerportaal erin is.
Optimaal benutten van digitale hulpmiddelen
Zoals zoveel gemeenten heeft Deurne de laatste jaren flink geïnvesteerd in ICT. Er kwamen nieuwe laptops, nieuwe officeapplicaties, een nieuw zaaksysteem en een social intranet. De begeleiding die medewerkers bij de introductie van deze hulpmiddelen kregen was vooral gericht op de vraag met welke knoppen men in de nieuwe applicatie hetzelfde kon doen als dat wat men in de oude applicatie al deed. Veel nieuwe mogelijkheden worden hierdoor niet of niet optimaal benut. Dat is jammer, want juist die nieuwe mogelijkheden kunnen het werk vaak flink vergemakkelijken.
Een adoptieprogramma in twee fases
Het programma Deurne Digitaal moet ervoor zorgen dat medewerkers digitale hulpmiddelen meer en beter gaan gebruiken. Job: “Het programma bestaat uit twee fases. In de eerste fase volgen medewerkers e-learnings over informatieveiligheid, het zaaksysteem, ons social intranet en Office 365-applicaties als Word, Excel en Outlook. Hierbij horen ook kennismetingen over die onderwerpen. Als iedereen de basis kent, gaan we in de tweede fase verder met de samenhang tussen de verschillende producten. Dan komen vragen aan bod als: hoe kun je als team de ICT-hulpmiddelen die je ter beschikking hebt combineren om beter samen te werken? Of hoe kun je effectief vergaderen terwijl niet iedereen in dezelfde ruimte is?”
ICT hoort geen last te zijn
Een belangrijk onderliggend doel van Deurne Digitaal is dat medewerkers meer zelfredzaam worden in het gebruik van digitale hulpmiddelen. Job: “Veel applicaties en systemen hebben eenzelfde soort structuur of werkwijze om zaken voor elkaar te krijgen. Het idee is dat medewerkers daar straks meer gevoel voor krijgen en dat ze daardoor gemakkelijker zelf durven onderzoeken wat een nieuwe applicatie allemaal kan. Anders gezegd: nu ervaren te veel mensen ICT als last. We willen dat ze merken dat ze met digitale hulpmiddelen hun werk juist gemakkelijker kunnen maken.”
Basis aan digitale vaardigheden
Een hogere digitale vaardigheid leidt ook tot een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven. Job: “We zien dat bij gemeenten steeds meer gedigitaliseerd wordt, zeker ook de interactie met burgers en bedrijven. Dat gaat alleen goed als je als organisatie je digitale omgeving goed op orde hebt en iedereen een basisniveau aan vaardigheden bezit om binnen die digitale omgeving zijn of haar weg te vinden. Vergelijk het met een rijbewijs. Als je op de weg wilt rijden, moet je de verkeersregels kennen en in de praktijk laten zien dat je veilig een auto kunt besturen. Als je voor je werk veel achter de computer zit, moet je weten hoe de belangrijkste programma’s werken en die slim en veilig kunnen gebruiken.”
Adoptieprogramma als drijvende kracht
Een voordeel van een organisatiebreed adoptieprogramma is de drijvende kracht die daarvan uitgaat. Job: “In het verleden boden we cursussen aan bij de introductie van een nieuwe applicatie. De effecten daarvan waren echter altijd tijdelijk en beperkt. Met Deurne Digitaal maken we van alle losjes deeltjes één geheel. De hele organisatie gaat ermee aan de slag. We zien of teams voor- of achterlopen. We kunnen klassikale lessen organiseren als we zien dat veel mensen moeite met een bepaalde applicatie hebben. Het programma staat zeker nog niet tot in ieder detail vast. De bijeenkomsten in fase twee zijn sowieso afhankelijk van het niveau en dagelijkse werkzaamheden van een team.”
Digitale vaardigheden zijn een noodzaak
Een ander voordeel van een organisatiebreed programma is dat dit meehelpt iedereen bewust te maken van de noodzaak een basisniveau aan digitale vaardigheden te bezitten. Job: “De communicatie rond Deurne Digitaal vindt plaats vanuit leidinggevenden en teamleiders. Ook dat maakt duidelijk dat het geen hobbyprojectje van de afdeling IT is. Met leidinggevenden hebben we afgesproken dat medewerkers voldoende tijd krijgen het programma te volgen. Uit pilots weten we dat medewerkers hieraan, buiten hun primaire werkzaamheden om, maximaal een half uur in de week willen besteden. Dat lijkt misschien niet veel, maar afdelingsbreed zijn dat flinke investeringen. Die investeringen verdienen we echter terug als medewerkers straks hun digitale hulpmiddelen effectiever gebruiken.”
Leerportaal als motor
De motor achter Deurne Digitaal is het Leerportaal van mijnopleidingen.nl. Job: “Voor medewerkers is het Leerportaal de plek waar ze e-learnings volgen en hun vorderingen kunnen meten. Ook plaatsen voor eventuele klassikale opleidingen kunnen ze straks via het Leerportaal reserveren. Voor de toekomst willen we dat het Leerportaal het centrale kennissysteem rond digitale hulpmiddelen wordt. Het moet de plek zijn waar medewerkers als eerste kijken als ze een vraag hebben over een bepaalde applicatie, informatieveiligheid of privacy. Deurne Digitaal is wat dat betreft ook bedoeld om medewerkers vertrouwd te maken met het Leerportaal.”
Kennismetingen
Voor Job biedt het Leerportaal allerlei middelen om de voortgang van Deurne Digitaal in de gaten te houden. Job: “Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel procent van de medewerkers met een opleiding is begonnen, wat de vorderingen zijn en wat de scores zijn van de kennismetingen. Die informatie gebruiken we om te bepalen of er onderwerpen zijn waarvoor we extra lessen moeten organiseren. Oorspronkelijk was het idee om die kennismetingen onderdeel van functioneringsgesprekken te maken. Maar dat stuitte op veel weerstand, onder andere van de OR. Dat hebben we daarom veranderd. Leidinggevenden krijgen de resultaten alleen op teamniveau te zien.”
Onder de aandacht houden
Uit pilots bleek eerder dat medewerkers het Leerportaal intuïtief en prettig vinden werken, maar ook dat het gebruik ervan snel minder werd als er niet continu aandacht voor was. Job: “We hebben tijdens de pilots wat geëxperimenteerd om te kijken hoe we het gebruik kunnen stimuleren. Denk aan de voortgang van teams op centrale videoschermen laten zien. Of een taart uitdelen aan het team met de meeste voortgang. Hoewel mensen dit wat speels vinden, gingen ze elkaar wel motiveren modules af te ronden. Van belang is te beseffen dat het volgen van e-learnings niemands primaire werk is. Wil je dat mensen gebruik van het Leerportaal blijven maken? Dan moet je ervoor zorgen dat het onder ieders aandacht blijft.”
Volg ons