Organisaties die Het Nieuwe Werken omarmen, investeren vaak flink in apparatuur en software waarmee medewerkers tijd- en locatieonafhankelijk kunnen werken. Maar om optimaal van alle investeringen te profiteren, is het van groot belang dat de digitale vaardigheden van medewerkers meegroeien met de mogelijkheden die ICT biedt.

De introductie van nieuwe applicaties

De overgang naar Het Nieuwe Werken betekent vaak ook de introductie nieuwe applicaties. Dat kunnen specifieke vakapplicaties zijn, maar ook applicaties met generieke functionaliteiten als OneNote, OneDrive, Skype of het gebruik van een social intranet. Digitaal vaardige medewerkers vinden voor een groot deel zelf uit hoe ze deze applicaties kunnen gebruiken. Tegelijkertijd zien we in de praktijk dat er ook altijd een groep medewerkers is die daar meer moeite mee heeft. Collega’s weten dan uiteraard raad. Maar die zijn juist bij locatie- en tijdonafhankelijk werken niet altijd direct beschikbaar.

Medewerkers worstelen met Het Nieuwe Werken

Het gevolg is dat de digitaal minder vaardige medewerkers iedere keer dat ze een nieuwe applicatie gebruiken veel tijd kwijt zijn met het achterhalen hoe deze werkt. Of ze proberen het gebruik ervan te beperken of te omzeilen. Denk aan medewerkers die naar verschillende locaties blijven reizen in plaats van te ‘skypen’. Of aan medewerkers die steeds nieuwe versies van documenten rondmailen in plaats van te delen binnen een projectgroep op SharePoint. Dit maakt de overgang naar Het Nieuwe Werken voor zowel die medewerkers als de organisatie ineffectief.

De cloud en veilig samenwerken

Hetzelfde geldt voor organisaties die software vanuit de cloud gaan afnemen. Een ontwikkeling die vaak samengaat met een overgang naar Het Nieuwe Werken. De keuze voor kantoorautomatisering valt daarbij bijna altijd op Office 365. Daar horen applicaties als OneDrive en SharePoint bij. Die bieden vooral op het gebied van het delen van documenten en informatie veel nieuwe mogelijkheden. Als organisatie wil je uiteraard dat medewerkers die nieuwe mogelijkheden leren gebruiken. Maar je wilt ook dat ze dit veilig doen. Menselijke fouten zijn namelijk nog altijd de belangrijkste oorzaak van datalekken en schendingen van privacy.

Nieuwe functies in Word, Excel, PowerPoint en Outlook

Verder zijn ook de versies van vertrouwde Office-applicaties als Word, Excel, PowerPoint en Outlook binnen Office 365 anders dan de versies waarmee medewerkers voorheen werkten. Ook dit is wennen. Daarbij gaat de aandacht vooral uit naar het zoeken van de ‘knoppen’ waarmee ze kunnen doen wat ze voorheen ook altijd deden. Nieuwe functies in Office 365 blijven daarmee ongebruikt. Denk aan de mogelijkheden om op afstand met elkaar samen te werken, Ook daarmee laten organisaties belangrijke kansen liggen van Het Nieuwe Werken een echt succes te maken.

Laat medewerkers de vruchten van Het Nieuwe Werken plukken

Ons advies luidt daarom: investeer niet alleen in software en apparatuur, maar geef medewerkers ook de kans optimaal van die investeringen te profiteren. Dat kan door ze hun kennis van applicaties te laten meten. En door ze, indien nodig, e-opleidingen of klassikale opleidingen aan te bieden. In het Leerportaal van mijnopleidingen.nl zijn voor de meest gebruikte MS Office-applicaties deze kennismetingen en e-opleidingen standaard opgenomen. Organisaties kunnen daar eventueel eenvoudig eigen opleidingen en kennismetingen aan toevoegen.